Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der öffentlichen WerkFlow-AI-Website ist:

Laurynas Meškerevičius
Falkenweg 3649377 VechtaDeutschlandE-Mail: kontakt@werkflow-kfz.de
Datenschutzkontakt: kontakt@werkflow-kfz.de

Datenschutzbeauftragter: nicht bestellt (keine gesetzliche Pflicht). Zuständige Aufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen), Hannover.

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür ein Zweck und eine Rechtsgrundlage besteht.
• Wir erheben nur Daten, die für Website, Konto, Demo, Bestellung, Termin-Workflow oder Support erforderlich sind.
• WhatsApp-Nachrichten für Terminupdates werden nur vorbereitet oder gesendet, wenn dafür ein Opt-in dokumentiert wurde.
• Kundeninstallationen sollen nach dem Client-Isolation-Modell getrennt betrieben werden: eigener Client-Deployment-Kontext, eigene Supabase-Konfiguration und getrennte Daten.

Beim Aufruf der Website können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser, Betriebssystem, Referrer-URL, angeforderte Seite und technische Fehlerprotokolle. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, zu sichern und Fehler zu analysieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Website.

Wenn Sie uns kontaktieren oder die Produktberatung nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Werkstattname, Nachricht, gewünschter Plan, Gesprächsnotizen und technische Metadaten der Anfrage.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und die Beratung zu WerkFlow AI. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei der Erstellung eines WerkFlow-Kontos verarbeiten wir insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, E-Mail-Verifizierungsstatus, Session-Daten, gebuchte Pläne, Bestellstatus und Einrichtungsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Für die Anmeldung werden technisch notwendige Session-Cookies gesetzt. Beim optionalen Google Login werden Sie zu Google weitergeleitet; wir erhalten nur die Daten, die für die Anmeldung erforderlich sind, zum Beispiel E-Mail-Adresse und Google-Konto-ID.

Bei kostenpflichtigen Plänen verarbeiten wir Bestellinformationen wie gewählter Plan, Preis, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und technische Checkout-Referenzen. Wenn Stripe aktiviert ist, erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Zahlungsdaten wie vollständige Kreditkartennummern werden nicht auf unseren Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und Zahlungsabwicklung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

In Demo-, Client-Preview- oder echten Kundeninstallationen können je nach Nutzung folgende Daten verarbeitet werden: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fahrzeugdaten, Kennzeichen, gewünschte Leistung, Terminzeit, Notizen, Sprache, Status-Link, Freigaben, Mechanikerstatus, Mediennachweise, Rechnungsdaten und Kommunikationsprotokolle.

In einer echten Werkstattinstallation ist der jeweilige Autoservice in der Regel Verantwortlicher für seine Kunden- und Fahrzeugdaten. WerkFlow AI handelt dann, soweit Einrichtung, Hosting, Wartung oder Support übernommen werden, als Auftragsverarbeiter. Dafür werden AVV, TOM und eine Subprozessorenliste benötigt.

WhatsApp wird für Termin-Erinnerungen, Status-Link und Werkstatt-Updates nur genutzt, wenn der Kunde dafür ausdrücklich zugestimmt hat. Die Zustimmung wird mit Zeitstempel, Quelle, Text und Umfang dokumentiert. Ohne Zustimmung werden WhatsApp-Nachrichten nicht versendet.

Langfristige Service-Erinnerungen wie HU/TÜV, Inspektion oder Reifenwechsel werden getrennt behandelt und sollen vor Ort durch die Werkstatt abgefragt und dokumentiert werden.

Für Werkstätten mit einem monatlichen WhatsApp-Nachrichtenlimit wird die Anzahl der versendeten Nachrichten gezählt, um das Plan-Limit korrekt anzuzeigen und, sofern von der Werkstatt so gewählt, zusätzliche Nutzung fair abzurechnen.

Werkstätten ab Plan Pro können einen KI-Telefonassistenten aktivieren. In diesem Fall werden eingehende Anrufe über Twilio geleitet und von einem Sprachassistenten (ElevenLabs) entgegengenommen. Dabei können Anrufernummer, ein Gesprächstranskript bzw. eine Zusammenfassung, Gesprächsdauer und das Ergebnis des Anrufs (zum Beispiel gebuchter Termin oder Weiterleitung an die Werkstatt) verarbeitet werden.

Ein festes, technisch durchgesetztes Sicherheitslimit sorgt dafür, dass Anrufe ab einer bestimmten monatlichen Nutzung automatisch direkt an die Werkstatt weitergeleitet werden, statt vom Assistenten angenommen zu werden. Solange der KI-Telefonassistent nicht aktiv freigeschaltet ist, findet keine Verarbeitung durch Twilio oder ElevenLabs statt und Anrufe klingeln normal bei der Werkstatt durch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber der Werkstatt) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Terminannahme außerhalb der Bürozeiten).

Für Transaktions-E-Mails wie Konto-Verifizierung, Bestellbestätigung, Setup-Kommunikation und wichtige Systemhinweise kann Resend genutzt werden. Marketing-E-Mails versenden wir nur, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage besteht.

Wir verwenden derzeit vor allem technisch notwendige Cookies und Speichermechanismen, zum Beispiel für Login-Sessions, Admin-Zugang, Google-OAuth-Sicherheitsparameter und den Betrieb der Anwendung. Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website und die Kontofunktionen funktionieren.

Nicht notwendige Tracking- oder Marketing-Cookies sollten erst nach aktiver Einwilligung eingesetzt werden. Wenn später Analytics oder Ads eingebaut werden, muss diese Datenschutzerklärung und ein Consent-Banner entsprechend erweitert werden.

Je nach aktivierter Funktion können personenbezogene Daten an folgende Dienstleister übermittelt werden:

Einige Dienstleister können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. In diesem Fall sollen geeignete Garantien genutzt werden, zum Beispiel EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen. Für echte Kundeninstallationen wird die konkrete Anbieter- und Regionenkonfiguration im AVV/Subprozessorenanhang dokumentiert.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konten und Vertragsdaten werden für die Dauer des Vertrags und danach entsprechend handels- und steuerrechtlicher Pflichten gespeichert. Termin- und Werkstattdaten werden im jeweiligen Kundenprojekt nach dem vereinbarten Löschkonzept gespeichert. WhatsApp-Opt-in- Nachweise werden so lange gespeichert, wie sie zum Nachweis der Einwilligung erforderlich sind.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen richten Sie bitte an: kontakt@werkflow-kfz.de.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet derzeit nicht statt. Der Website- und der KI-Telefonassistent können Informationen strukturieren, Termine vorschlagen und Workflows vorbereiten, ersetzen aber keine verbindliche menschliche Entscheidung der Werkstatt. Bei Unsicherheit verbindet der KI-Telefonassistent den Anruf direkt mit der Werkstatt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder technische Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite verfügbar.